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[リーダーシップ]「無駄な会議を辞める」時間の有効活用に執着する

このブログでは学んだ事や過去の実績を基に

有益な情報を無償で共有し、学びの場として

公開しています

~時のブログ~

今回は「無駄な会議を辞める」と言う事で進めていきます

会議の場を意味のあるものにする為に必要な

ノウハウを理解すれば無駄な時間から解放されます

・時間の無駄となる会議

チームで纏まって仕事に挑む為や

又は役員で方針を決定する為など

会議を開くと思うのですが

度々会議に出席して「時間の無駄」

と思う事があります

そしてその「意味のない会議」の原因は

開催者又はリーダーの責任が殆どです

参加者の責任ではなく、開催者又はリーダーの

会議の進め方に問題があるのです

参加者の発言が少ないなどの、開催者又は

リーダーが延々と話しているだけでは

会議の意味がありません

例えばリーダーが言いたい放題で、参加者が

うなずくだけでは何も生まれません

これは会議ではなく業務連絡に過ぎないのです

これなら個別に話せば無駄な時間を取られずに済みます

こうしたダラダラ続く会議は今すぐにやめましょう

ではどうすれば改善し、意味のある会議が出来るか

考えてみましょう

・無駄な会議を無くす手法

定期総会などの大きなイベントも一つの会議です

そこに参考となる手法があります!

定期総会などでは式次第や議題の資料を参加者へ

事前に配っていますよね

そうする事によって、総会当日はイエスかノーの

ジャッジだけで事が進む訳です

当日に、判断の難しい資料や、予算などの

資料を渡されて「これでいいですか?」と 聞かれても

参加者は困ってしまいます

・事前準備が大切!

通常の会議も然り、事前に資料を配布し

会議の内容を把握した状態で 参加者に

出席してもらえば、スムーズな議事進行や

質疑応答が出来ますよね

私は何故これをやらないのかが不思議でなりません

一言で言えば、開催者やリーダーの実力不足の

他に無いのです

総会等の式次第には、時間も記載されています

スケジュールを管理する為の時間ですね

これは元々、ご来賓頂いた方からのご挨拶の時間を

明確にする事が目的です

挨拶のみで帰られるご来賓もいらっしゃいますので

凄く大切な事なのですよ(VIPは特に注意!)

しかしこれも会議で使えますよね

・タイムスケジュール管理

まずは会議の終了時間を決めましょう

参加者全員が会議後のスケジュール管理が

できる様になりますし、無駄に長い会議が

出来なくなる為に必要です

いつ終わるかもわからない会議に出ていれば

その後の時間が死んでしまいますよね

議事進行のタイムスケジュールも作れるのであれば

尚の事良いですよね

これに関しては開催者やリーダーの手腕の見せ所です

・会議参加者の心構え

私の会社でも月に1度全員で集まり工事部会を

開催しています

基本的に社員と会うのはこの時だけなので

現場の状況報告してもらいアドバイスをする

そんな機会として集まっています

そこに集まる意味を持つ事として

話をするのが苦手な職人に人前で話をする機会を

与え発言させたり、 意識してやっていました

今は進行を任せてあるので、私は基本的に参加する

だけで事前準備も手を掛けていません

会社全体としての報告や注意事項の伝達が主になります

ここでもう一つ大切な事と言いますか、ポイントして

社員の姿勢を観察しています

やる気の度合いや会議に対しての考え方を観察して

いるのですけど、 見れば直ぐにある事が判るのです

それは思考停止しているか否かです

要はこうした集まりに対して、目的を持って参加して

いるかいないかと言う事になります

ただ自分の近況報告をして、スピーチをすれば良いと

思って参加している場合は、すぐに見透かせます

何を言いたいかと言うと、月に1度、私(社長)と会う時に

自分をアピールしようと 準備しているかどうかで

その人材の評価に直結する訳ですよね

与えられたチャンスの場を活かす事もしないと言う事です

こんな簡単な事もわからずに、給料を上げて欲しいとか

ボーナスを沢山欲しいとか、 考えているのであれば

大きな間違いで、正に最大の過ちを犯している事になります

最大の過ちとは「自分の過ちに気付かない事」と以前の

記事でも言いましたよね

とても残念な人材として評価されてしまう事になります

向上心などの前向きな姿を見せる事は

自分を売り込む為の基本中の基本です

[基本思考]周りから認められる行動「自分をブランディングする」

経験やスキルが無くても、誰にでも出来る手段です

新人であってもこれは出来ます

要するに会議も仕事の一環な訳で、参加する側も気を抜いて

参加していては駄目だと言う事なのです

段取りをする側も、段取りに乗っかる側も

本気でやらない事には、折角の努力も意味を

成さなくなってしまうからです

会議の場を作り上げる事

その場でアイデアを生み出す事

問題を解決する事

何かしらの目的を持って参加する様にしましょう

・まとめ

的確に会議を進行するためには、事前周知

時間管理が必要不可欠です

思い付きではなく事前の根回しが如何に必要か

理解して頂ければと思います

会議や話し合いは、瞬発力で進めるものではなく

根拠を基に進めるものです

ですので最低限の準備は開催者にも参加者にも

必用になるのです

この事が解っただけでも、事前作業が見えてきますよね

ビジネスでは自分を売り込む手法の中に「自己主張」

もあります

会議においての議題の中で主張する部分を用意しておく事

主張内容には根拠今後の展開を添える事

「これをする事によってどうなるか?」を知りたい訳です

こうした発言が出来る人と、何も言わずに聞いているだけの

人とでは、自己成長や評価で大きく差が出るのは明確です

与えられた業務以外にどれだけ努力できるか?

ビジネスで成功する為の基本ですよね!

それでは終わりたいと思います

参考になりましたでしょうか?

それではまた!

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